¿Qué es una descripción de puesto?
Una descripción de puesto es un documento formal que define, por escrito, todo lo que se espera de una persona en su rol dentro de la empresa. No es una lista de tareas: es un contrato de expectativas.
Incluye seis dimensiones que ninguna descripción completa puede ignorar:
| Dimensión | Qué define | Por qué importa |
|---|---|---|
| 1. Identidad | Nombre del puesto, área, nivel jerárquico y a quién reporta. | Ubica a la persona dentro de la estructura. |
| 2. Misión | Para qué existe ese puesto: su razón de ser en una sola oración. | Evita que la persona pierda el foco de lo esencial. |
| 3. Responsabilidades | Las funciones principales que debe cumplir, redactadas como verbo de acción + objeto + propósito. | Elimina el "yo creía que eso lo hacía él". |
| 4. Autoridad y decisiones | Qué puede decidir sola la persona, qué debe consultar y qué está fuera de su alcance. | Evita parálisis o extralimitación de poder. |
| 5. Indicadores | Cómo se mide que la persona está cumpliendo bien su puesto (KPIs cuantificables). | Sin medición, la evaluación se vuelve subjetiva y fuente de conflicto. |
| 6. Perfil requerido | Formación, experiencia, habilidades y competencias que debe tener quien ocupe el puesto. | Base para contratar, evaluar y desarrollar correctamente. |
En la empresa agropecuaria familiar es crítico
✗ Lo que pasa sin descripción de puesto
- El padre manda al peón, el hijo también: el peón no sabe a quién obedecer.
- La hija "administra" pero nadie definió qué significa eso: hace lo que puede.
- Un empleado hace algo mal; nadie puede decirle cómo debería haberlo hecho.
- Cuando alguien se va, todo el conocimiento del puesto se va con él.
- La incorporación de un nuevo miembro de la familia genera conflicto de poder.
- No se puede evaluar el desempeño sin un estándar de referencia escrito.
✓ Lo que cambia con descripción de puesto
- Cada persona sabe exactamente qué se espera de ella, sin ambigüedad.
- Los conflictos familiares se resuelven con el documento, no con el vínculo.
- Incorporar a un nuevo integrante tiene un protocolo claro desde el día uno.
- El conocimiento del puesto queda en la empresa, no en la cabeza de una persona.
- Se puede delegar con confianza porque el estándar está escrito.
- Las conversaciones de desempeño son objetivas y no se perciben como ataques personales.
En la empresa familiar del campo, los problemas que parecen personales casi siempre son problemas de diseño organizacional. Cuando dos personas pelean por quién manda, el error no es de ellas: es que nadie definió quién manda en qué. La descripción de puesto es la respuesta a ese problema.
Identidad del puesto
Qué incluye y cómo completarlo:
- Nombre del puesto. Usar el nombre que describe la función real, no el título de ego. No "Gerente General" si la empresa tiene 2 personas.
- Área o sector. Producción agrícola / Ganadería / Administración / Dirección.
- Nivel jerárquico. Director — Gerencial — Supervisión — Operativo. Esto define quién puede darle instrucciones.
- Reporta a. Nombre del puesto (no la persona). El puesto de Encargado de Producción reporta al Gerente, no "a Juan".
- Supervisa a. Qué puestos están bajo su mando directo. Si nadie, escribir "No aplica".
- Tipo de jornada. Tiempo completo / Parcial / Estacional. Incluir si hay disponibilidad fuera de horario requerida.
- Fecha de última revisión. Las descripciones de puesto se revisan al menos una vez al año. Poner la fecha de vigencia.
Misión del puesto
La misión responde a una sola pregunta: ¿para qué existe este puesto en la empresa? Es una sola oración, redactada como:
VERBO + QUÉ + PARA QUÉ RESULTADO
✗ Mal — Descripciones vagas o de tarea
- "El encargado de producción hace todo lo que necesite el campo."
- "La administradora atiende la parte de los papeles."
- "El capataz supervisa al personal."
✓ Bien — Misión orientada a resultado
- "Planificar y ejecutar todas las labores del ciclo agrícola para maximizar el rendimiento por hectárea dentro del presupuesto aprobado."
- "Registrar, controlar y reportar todos los movimientos económicos de la empresa para garantizar información financiera confiable y en tiempo."
Responsabilidades y funciones
Es el núcleo de la descripción. Se redactan entre 6 y 10 responsabilidades principales. Cada una tiene que seguir la estructura:
VERBO DE ACCIÓN (en infinitivo) + OBJETO + PROPÓSITO o ALCANCE
Verbos frecuentes
Planificar · Ejecutar · Supervisar · Controlar · Coordinar · Registrar · Reportar · Gestionar · Asegurar · Mantener.
Ejemplos bien redactados
- "Supervisar al personal operativo del área para asegurar el cumplimiento de las rutinas diarias en tiempo y forma."
- "Registrar los egresos diarios de insumos en el sistema para mantener el inventario actualizado en todo momento."
- "Reportar el avance de la siembra semanalmente al Gerente para facilitar la toma de decisiones oportunas."
Errores a evitar
- Mezclar responsabilidades de distintos niveles en el mismo puesto.
- Usar frases genéricas: "apoyar en lo que haga falta".
- Escribir más de 10 responsabilidades (señal de que hay 2 puestos mezclados).
- No incluir el propósito: "registrar egresos" no dice para qué.
- Confundir responsabilidades con actividades rutinarias diarias.
Autoridad y niveles de decisión
Uno de los capítulos más ignorados y más conflictivos en la empresa familiar. Debe definir con claridad tres zonas:
Puede decidir solo
Decisiones dentro de su área, dentro del presupuesto aprobado y dentro de los procesos definidos.
Ejemplo (encargado de producción):
- Ajustar el plan de labores por clima.
- Reasignar tareas al personal operativo.
- Comprar insumos hasta $X según presupuesto.
Debe consultar antes
Decisiones que impactan en presupuesto, en otras áreas, o que superan un umbral acordado.
Ejemplo (encargado de producción):
- Cambio de variedad o híbrido no planificado.
- Contratar o desvincular personal.
- Compras que superen el monto autorizado.
No es su decisión
Decisiones estratégicas que corresponden a un nivel jerárquico superior.
Ejemplo (encargado de producción):
- Arrendar o vender lotes.
- Cambiar el plan de cultivos de la campaña.
- Contratar financiamiento externo.
El padre-dueño que interviene en decisiones que pertenecen al puesto de su hijo o empleado destruye la autoridad del rol y la confianza del equipo. Este apartado, bien redactado, le da al hijo o encargado respaldo formal para decidir dentro de su zona sin pedir permiso.
Indicadores de desempeño (KPIs del puesto)
Un indicador de desempeño es la forma en que la empresa mide si la persona está cumpliendo bien su rol. Sin indicadores, la evaluación siempre será subjetiva y generará conflicto, especialmente en contextos familiares.
| Tipo de KPI | Descripción | Ejemplo agropecuario |
|---|---|---|
| Productividad | Mide el resultado concreto de la actividad principal del puesto. | Rendimiento promedio por ha · Kg ganados por animal por día · Documentación cerrada antes del día 5 del mes. |
| Eficiencia | Mide cuánto se logra en relación al recurso utilizado (tiempo, dinero, insumos). | Costo de producción por tonelada · Conversión alimenticia · Gasto de insumos vs. presupuesto (%). |
| Cumplimiento | Mide si se realizaron las tareas en el momento correcto y según el proceso definido. | % de labores realizadas en fecha óptima · Registros actualizados sin atraso · Vacunaciones dentro del calendario sanitario. |
| Calidad / Precisión | Mide la exactitud, orden o calidad del trabajo entregado. | Inventario de hacienda sin discrepancias · Reportes sin errores · % de documentos entregados correctamente a la primera. |
| Personas y equipo | Para puestos con personal a cargo: mide la gestión del equipo humano. | Tasa de ausentismo mensual del área · Rotación de personal · Incidentes de seguridad en el período. |
Definí entre 3 y 6 KPIs por puesto. Menos de 3 no mide nada real. Más de 6 nadie los sigue. Cada KPI debe tener: nombre del indicador, fórmula o forma de medirlo, frecuencia de medición (diaria / semanal / mensual) y valor objetivo.
Perfil del puesto (quién puede ocuparlo)
El perfil define las condiciones mínimas que debe cumplir quien ocupe el puesto. Es la base para contratar bien, desarrollar a la persona que ya está, y evaluar si alguien es adecuado para un rol de mayor responsabilidad.
Componentes del perfil
-
Formación requerida.
Nivel de estudios mínimo para el puesto. Distinguir entre requerido (excluyente) y
deseable (preferencial).
Ej: Técnico agropecuario o estudios afines (requerido). Ingeniería Agronómica (deseable). -
Experiencia previa.
Años de experiencia en el área y tipo de experiencia que se valoriza. Ser específico.
Ej: Mínimo 3 años en producción agrícola de secano. Experiencia en manejo de maquinaria propia (no solo contratada). -
Conocimientos técnicos.
Saberes específicos del área que debe dominar para desempeñarse con autonomía.
Ej: Manejo de cultivos extensivos, lectura de mapas de rindes, uso de sistemas de gestión agropecuaria. -
Competencias blandas.
Habilidades interpersonales, de gestión y de liderazgo necesarias para el puesto.
Diferenciar por nivel jerárquico:
- Puestos operativos: responsabilidad, puntualidad, capacidad de seguir instrucciones, trabajo en equipo.
- Puestos de supervisión: liderazgo, comunicación clara, resolución de problemas, planificación.
- Puestos de dirección: pensamiento estratégico, toma de decisiones bajo incertidumbre, visión de largo plazo.
-
Condiciones específicas.
Requerimientos particulares del puesto: disponibilidad horaria, movilidad, herramientas propias, residencia en la zona.
Ej: Disponibilidad para trabajar fines de semana en temporada de cosecha. Registro de conducir vigente. Disponibilidad para residir en el campo.
Estructura completa de descripción de puesto
Usá esta estructura como base para redactar la descripción de cada puesto en tu empresa. Cada campo lleva entre 1 y 10 líneas. Los campos en verde son los que más se omiten y más conflictos generan cuando no están.
Bloque 1 — Identidad
Bloque 2 — Misión
Bloque 3 — Responsabilidades (6 a 10)
Bloque 4 — Autoridad
Bloque 5 — Indicadores
Bloque 6 — Perfil
Firmas y validación
Proceso en 5 pasos
Relevamiento: mapear lo que ya existe
Antes de redactar, listá todas las tareas que se hacen en la empresa y quién las hace hoy. No juzgues, no cambies nada: solo registrá la realidad actual. Esto tarda entre 2 y 4 horas y es el insumo para todo lo que sigue.
Diseño: definir los puestos que necesita la empresa
Con el relevamiento en mano, decidí cuántos puestos va a tener la empresa y cuál es la lógica del organigrama. En empresas chicas, una persona puede ocupar dos puestos: eso está bien si está documentado y se sabe cuándo opera en cada rol.
Redacción: completar la plantilla de cada puesto
Usá la plantilla de esta guía para redactar cada descripción. Hacelo primero en borrador, con el titular del puesto presente si es posible. Lo que escribe el jefe sin consultar al que ocupa el rol suele quedar desconectado de la realidad.
Validación y comunicación: presentar, firmar, archivar
Reunite individualmente con cada persona, presentale su descripción de puesto, escuchá sus observaciones, ajustá lo que corresponda y firmá con ella el documento final. Que cada uno tenga una copia. El original archivado en la empresa. Sin firma, no hay compromiso formal.
Revisión anual: actualizar cuando la empresa cambia
Una descripción de puesto no es para siempre. Se revisa una vez al año, o cuando hay un cambio de persona, de actividad productiva, de estructura familiar, o de escala de la empresa. La fecha de revisión tiene que estar en el documento.
Definir un puesto no es burocracia. Es respeto.
Es decirle a cada persona: esto es lo que esperamos de vos, esto es lo que te vamos a medir, y esto es lo que podés decidir solo. Esa claridad es lo que transforma un campo en una empresa.
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